As reuniões por videoconferência estão cada dia mais comuns no ambiente corporativo. Com elas, é possível passar informações, conferir relatórios e entender melhor o andamento de processos. No entanto, assim como em eventos presenciais, as conferências online também precisam de pautas e cuidados para serem mais produtivas.
Neste post, listamos 5 pontos de atenção que você deve considerar ao organizar uma videoconferência para tornar essa comunicação a distância mais efetiva. Ficou curioso? Então, continue a leitura.
Quais equipamentos utilizar?
As conferências online também precisam de pautas e cuidados para serem mais produtivas.
Antes de iniciar a videoconferência, é importante se planejar para ela, inclusive verificando os seus equipamentos. Você pode utilizar a câmera embutida do seu notebook, uma webcam externa ou mesmo os dispositivos móveis. Para uma melhor qualidade de som, a dica é apostar em um bom headset com fone e microfone.
Lembre-se de testar seu computador, a conexão, a câmera e o microfone e verifique se tudo está conectado da forma certa e funcionando. No caso de notebooks, smartphones e tablets, é importante, também, verificar os níveis de bateria e deixar o carregador à mão, caso precise alimentá-los.
Quais as principais plataformas existentes?
Além do equipamento certo, é importante também escolher uma boa plataforma que garanta qualidade na transmissão e estabilidade, evitando quedas e interrupções frequentes. Existem diversas ferramentas disponíveis, algumas gratuitas e outras pagas. Entre as melhores e mais confiáveis, estão:
- Skype;
- Hangouts;
- Zoom;
- Googel Meet.
Independentemente da plataforma escolhida, é importante que todos os convidados recebam informações sobre como acessar a reunião e, caso necessário, baixem os aplicativos para participar.
Como evitar ruídos?
A qualidade do áudio também é primordial para que a comunicação ocorra de forma eficiente, por isso, é importante evitar ruídos, ecos e interferências. Microfones integrados não costumam captar o áudio com todo o seu potencial e podem, ainda, captar barulhos indesejados, como o som do teclado ou da ventoinha do computador.
Por isso, uma boa dica é utilizar fones de ouvido com microfone. Esse tipo de acessório, além de abafar ruídos externos, também evita o retorno, ou seja, a pessoa do outro lado não ouvirá a própria voz, somente a dos outros participantes.
Como se comunicar da melhor forma?
É importante ter uma boa comunicação, evitando ruídos e informações desencontradas.
Alguns pontos também precisam de atenção para garantir uma boa qualidade na conferência e uma melhor comunicação. Na hora de se posicionar, por exemplo, é importante buscar um local iluminado, para que os convidados consigam ver você com facilidade.
A câmera também deve ser colocada na altura dos olhos, permitindo que seu rosto e suas expressões sejam completamente vistos. Procure um local na casa em que você possa ficar sozinho, sem interrupções de crianças e animais, e evite falar junto aos outros participantes, para que todos possam ouvi-lo claramente.
Qual a importância de uma boa conexão?
Por fim, é importante ficar de olho na qualidade da sua conexão. Faça testes de velocidade e verifique se as taxas de download e upload estão aceitáveis. Uma boa dica para garantir uma conexão mais estável e rápida é abandonar o wi-fi e conectar seu notebook diretamente no cabo de rede.
Reuniões por videoconferência estão se tornando cada vez mais rotineiras, no entanto, é importante ter alguns cuidados e seguir nossas dicas para garantir uma boa comunicação, evitando ruídos e informações desencontradas.
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